會議記錄怎麼做：該記什麼、怎麼錄音、怎麼整理成正式紀錄

做會議記錄，實際上要做什麼

做會議記錄，就是把會議做了哪些決議、誰答應做什麼，準確又精簡地記下來。很多人會把兩件事混在一起：寫會議記錄（撰寫正式紀錄），以及錄下會議（錄音）。後者能讓前者輕鬆很多，但無法取代前者。

會議記錄不是逐字稿。沒有人想讀四十頁誰說了什麼。好的會議記錄能讓沒參加的人在兩三分鐘內就看懂：決定了什麼、還有什麼沒解決、自己接下來要做什麼。三個月後有人問「團隊當時真的同意那筆預算嗎？」，會議記錄也就是大家回頭查證的依據。

這篇指南接下來會說明：要記哪些內容、一份可以直接複製的範本、怎麼公平地錄下會議，以及怎麼從錄音整理出完整的會議記錄，而不必把整段錄音重聽一遍。

會議記錄要記哪些內容

不管你是手寫、現場打字，還是事後聽錄音整理，幾乎每份會議記錄都包含同樣的項目。正式的董事會和委員會可能有額外規定，但核心就是這些。

同樣重要的是哪些不要寫。私下的閒聊、玩笑，以及誰吵得最兇，都可以省略。立場要用中立的方式記錄，例如「有人對時程提出疑慮」，而不是把批評掛在某個人名下，除非你們組織的規定要求記名。讀起來公平的會議記錄很快就能確認通過；讀起來像某個人一面之詞的會議記錄，只會引發新的爭論。

• 基本資料：會議名稱、日期、開始與結束時間，以及地點或線上會議連結。
• 與會人員：出席者、請假者（無法出席的人）、主席，以及記錄人。
• 議程項目，依照順序排列，並沿用議程上的標題，讓大家容易對照。
• 重點討論內容，簡短即可。每個項目用一到三句話寫出主要論點或選項，不必記下每一句發言。
• 決議，用清楚的文字寫出。正式表決時，記下提案的確切內容、提案人與附議人，以及表決結果。
• 待辦事項，每一項都要有一位負責人和期限。沒有負責人的待辦事項，通常不會有人去做。
• 尚未解決的問題和暫緩的項目，免得它們悄悄消失。
• 下次會議的日期（如果已經訂好）。

可以直接複製的會議記錄範本

把這份範本貼進文件裡填寫。每次都用相同的標題，團隊就會知道該去哪裡找資料。

下面先示範填好的一個項目，取自一個虛構的社區菜園委員會，後面接著是空白範本。項目 3，用水費用。討論：夏季用水超出預算；選項有雨水回收桶計畫，或調高會員費。決議：先試用雨水回收桶一季，再決定是否調整會費。待辦：美玲在 11 月 15 日前取得三家雨水回收桶的報價；志明在 11 月 20 日前草擬給會員的通知。

• 會議：[名稱] | 日期：[日期] | 時間：[開始至結束] | 地點：[會議室或線上會議]
• 主席：[姓名] | 記錄：[姓名]
• 出席：[姓名] | 請假：[姓名]
• 1. 確認上次會議記錄：[確認 / 修正後確認：……]
• 2. [議程項目]：討論：[一到三句話]。決議：[確切文字]。待辦：[負責人、工作內容、期限]。
• 3. [議程項目]：討論 / 決議 / 待辦，格式同上。
• 未決事項：[之後要再討論的問題，以及由誰提出]
• 下次會議：[日期、時間、地點]
• 待辦總表：[把上面所有待辦事項列成一張清單：負責人、工作內容、期限]

錄音之前：取得同意與事前準備

錄下會議，主要是信任的問題。一開始一定要告訴所有人你正在錄音，說明錄音只是為了協助撰寫會議記錄，並讓大家有機會表示反對。各國、各地區對錄下對話的規定不同，有些地方需要所有人都同意，所以請確認當地法規和你們組織的政策。不確定時，就開口問，並取得明確的同意。

說清楚錄音之後會怎麼處理：誰可以存取、存放在哪裡、什麼時候刪除。常見又合理的做法是：會議記錄確認通過後就刪除錄音。遇到人事案這類機密項目時，主動提議暫停錄音，並在會議記錄中註明該項目已在不公開紀錄的情況下討論。

接著做好準備，確保錄到的聲音真的能用：

• 把手機放在桌子正中央，底下墊點軟的東西，不要擋住麥克風。
• 先充好電、清出儲存空間，並打開勿擾模式。
• 線上會議如果組織允許，就使用通話軟體本身的錄影錄音功能；或在安靜的房間裡，把手機放在你的喇叭附近。
• 請大家發言前先說自己的名字，至少前幾次這麼做。這能幫助撰寫會議記錄的人事後把聲音和名字對起來。
• 會議開始前，先錄一小段測試並播放確認。

會議進行中怎麼做記錄

即使錄音正在進行，開會時也要做一些簡單的筆記。不是逐字記錄，只要隨時記下決議和待辦事項，並標上議程項目編號。這樣你就有一個可以填補內容的骨架，也知道錄音裡哪些段落是重點。

最有用的習慣，是每個項目結束時大聲做個總結。討論告一段落時，由主席或記錄人說一句：「所以決議是先試用雨水回收桶一季，美玲在 15 號前取得報價。」只要十秒鐘，就能當場消除模糊的地方，也讓錄音裡留下一段清楚的總結。

會議最後，把所有待辦事項連同負責人和期限再念一遍。大家會當場更正錯誤，你也不必事後再寄信問誰該做什麼。

用 AI 從錄音整理會議記錄：簡單流程

以前要把錄音整理成會議記錄，就得拿著筆記本用兩倍速重聽。現在 AI 工具可以把音訊轉成逐字稿並做摘要，你的工作就變成檢查和調整，而不是從頭打字。

以 ZensNote 為例，你可以在 App 裡錄下會議，休息時暫停，最後依然是同一段錄音；如果手機中途沒電，已經錄下的內容會存在手機上，App 會提示你復原。你也可以上傳 M4A 或 MP3 這類音訊檔案。你會得到一則列出重點的條理筆記、放在獨立分頁的逐字稿，以及根據這則筆記回答問題的「問 AI」，所以可以請它列出所有決議和待辦事項。它不會標示說話者，也不會連接視訊會議工具，所以把發言對應到人名、取得線上會議的音訊，仍然要靠你自己。

以下流程適用於大多數工具：

• 把音訊放進工具裡。可以直接在 App 裡錄音，或上傳錄音裝置或通話留下的錄音檔。
• 先讀摘要，掌握會議的整體輪廓，再和你的簡單筆記對照。
• 要求會議記錄需要的內容：每一項決議、每一項附負責人的待辦事項，以及所有未解決的問題。
• 把每項決議和待辦事項放進範本之前，先和逐字稿核對。AI 可能漏掉細微之處，或把待辦事項歸到錯誤的議程項目。
• 需要的地方自己補上人名，再用範本寫出最終的會議記錄。你才是編輯，不是 AI。

審閱、確認與歸檔會議記錄

趁大家對會議還有印象時寄出會議記錄草稿，最好在一兩天內。請大家在指定日期前提出更正，再把會議記錄標示為已確認，可以透過電子郵件，或在下次會議的第一個議程項目確認。

把所有會議記錄存放在同一個地方，並用一致的檔名，例如日期加上會議名稱。每次開新會議時，先檢查上次會議的待辦清單：哪些完成了、哪些延誤了、哪些需要新的期限。光是這個習慣，對落實執行的幫助就勝過任何工具。

最後，依照承諾處理錄音。如果你說過確認後會刪除，就刪除並告知大家。如果你們組織會保存錄音，就用和會議記錄相同的存取規則來保管。無論哪一種，正式紀錄都是確認通過的會議記錄，而不是錄音。